Tunnid.ee privaatsuspoliitika

Käesolev privaatsuspoliitika selgitab, kuidas Tarkvara Lahendused OÜ töötleb isikuandmeid seoses Tunnid.ee veebirakenduse, mobiilirakenduse ja nendega seotud teenustega.

Teenuse pakkuja andmed:

• Ärinimi: Tarkvara Lahendused OÜ
• Registrikood: 17125929
• Aadress: Toompuiestee 21, Kesklinna linnaosa, 10137 Tallinn, Harju maakond, Eesti
• E-post: info@tunnid.ee

Tunnid.ee on B2B SaaS-teenus, mis on mõeldud ettevõtetele tööajaarvestuse, päevaaruannete, projektide ja nendega seotud andmete haldamiseks. Ettevõtte konto loob ettevõtte administraator ning töötajad kasutavad teenust tööandja kutsel või loal.

Tarkvara Lahendused OÜ võib isikuandmeid töödelda nii vastutava töötlejana kui ka volitatud töötlejana.

Tarkvara Lahendused OÜ on vastutav töötleja nende isikuandmete suhtes, mida töötleme enda nimel ja enda eesmärkidel, näiteks kliendikonto haldamiseks, arveldamiseks, maksete haldamiseks, kliendisuhtluseks, kasutajatoeks, teenuse turvalisuse tagamiseks ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

Tunnid.ee kliendi ehk tööandja töötajate tööaja-, projekti-, aruande-, foto- ja muude tööandja nimel töödeldavate andmete puhul on vastutav töötleja üldjuhul klient ehk tööandja. Tarkvara Lahendused OÜ töötleb selliseid andmeid kliendi juhiste alusel volitatud töötlejana.

Kui töötaja soovib kasutada oma õigusi seoses tööandja nimel töödeldavate andmetega, peaks ta esmalt pöörduma oma tööandja poole. Vajaduse korral teeme tööandjaga koostööd andmesubjekti taotluse lahendamiseks.

Tunnid.ee kaudu võidakse töödelda järgmisi isikuandmeid.

3.1. Konto ja kasutaja andmed

• nimi;
• e-posti aadress;
• telefoninumber;
• parool turvaliselt räsitud kujul;
• kasutajaroll;
• seotud ettevõte või ettevõtted;
• konto seaded;
• keele-eelistus;
• valitud ettevõtte tööruum.

3.2. Tööaja, projekti ja aruandluse andmed

• päevaaruanded;
• töötundide arv;
• projekti nimetused;
• tööde kirjeldused;
• vabatekst aruannetes;
• aruannetele lisatud fotod;
• tööle asumise kuupäev, kui tööandja selle sisestab;
• isikukood, kui tööandja selle sisestab;
• muu info, mille klient või kasutaja sisestab teenusesse.

3.3. Arveldusandmed

• ettevõtte nimi;
• ettevõtte kontaktandmed;
• tellimuste ajalugu;
• arvete andmed;
• makse staatuse info;
• makse vahendamiseks vajalik info.

Maksete vahendamiseks kasutame Montonio teenust. Tarkvara Lahendused OÜ ei salvesta kasutaja pangakaardiandmeid.

3.4. Tehnilised andmed

• seansi-tokenid;
• seadme tüüp;
• brauseri või rakenduse tehnilised andmed;
• IP-aadress ulatuses, milles see on vajalik turvalisuseks või teenuse toimimiseks;
• autentimise ja turvalisusega seotud logid;
• mobiilirakenduse push-teavituste token;
• teenuse toimimiseks vajalikud tehnilised küpsised ja sarnased tehnoloogiad.

3.5. Asukohaandmed

Kui töötaja annab mobiilirakendusele asukohaloa, loeb Tunnid.ee seadme asukohta ainult siis, kui töötaja aruannet täidab ja saadab. Asukohta ei loeta taustal ega siis, kui rakendus ei ole avatud.

Aruandega salvestatakse täpne asukoht (laius- ja pikkuskraad), asukoha määramise täpsus ja määramise aeg. Asukohta kasutatakse lähima objekti soovitamiseks ja selleks, et tööandja näeks, kus aruanne esitati. Asukoha näevad töötaja tööandja ettevõtte haldurid ja administraatorid. Asukohta ei jagata muudele kolmandatele isikutele.

Asukohaluba on vabatahtlik. Ilma loata saab aruande ikkagi esitada, lihtsalt asukohata. Loa saab igal ajal seadme seadetes välja lülitada.

4.1. Teenuse osutamine

Töötleme isikuandmeid konto loomiseks, sisselogimiseks, ettevõtte konto haldamiseks, töötajate ligipääsu võimaldamiseks, aruannete ja töötundide sisestamiseks, halduri töölaua kasutamiseks, andmete eksportimiseks ning teenuse põhifunktsioonide pakkumiseks.

Tarkvara Lahendused OÜ enda töötlemise õiguslik alus on lepingu täitmine või lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmine. Kui töötleme töötaja tööandmeid tööandja nimel, määrab õigusliku aluse klient ehk tööandja kui vastutav töötleja.

4.2. Arveldus ja maksed

Töötleme isikuandmeid tellimuste haldamiseks, maksete vahendamiseks, arvete väljastamiseks, maksete tõendamiseks ja raamatupidamiseks.

Õiguslik alus on lepingu täitmine ja juriidiline kohustus.

4.3. Turvalisus ja väärkasutuse vältimine

Töötleme isikuandmeid kontode kaitseks, pettuste ja kuritarvituste tuvastamiseks, auditilogi pidamiseks, süsteemi töökindluse tagamiseks ning teenuse kaitsmiseks lubamatu kasutuse eest.

Õiguslik alus on õigustatud huvi.

4.4. Teavitused

Töötleme isikuandmeid teenuse toimimiseks vajalike teadete, konto turvateadete, push-teavituste, e-kirjade ja teenusega seotud info saatmiseks.

Õiguslik alus on lepingu täitmine, õigustatud huvi või nõusolek, sõltuvalt teavituse liigist. Turunduslikke teavitusi saadame ainult siis, kui selleks on olemas sobiv õiguslik alus.

4.5. Õigusnõuete täitmine

Töötleme isikuandmeid raamatupidamisdokumentide säilitamiseks, õigusnõuete esitamiseks või kaitsmiseks, ametiasutuste õiguspärastele päringutele vastamiseks ning seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

Õiguslik alus on juriidiline kohustus ja õigustatud huvi.

Tunnid.ee kasutab tehniliselt vajalikke küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid. Need on vajalikud näiteks:

• sisselogimiseks;
• seansi hoidmiseks;
• konto turvalisuseks;
• kasutaja valikute meelespidamiseks;
• teenuse põhifunktsioonide toimimiseks.

Nõusolekul kasutame Google Adsi küpsiseid, et mõõta, millised reklaamid toovad meile prooviperioode ja tellimusi. Ilma nõusolekuta Google'i skripti ei laadita.

Kui nõustud, saadame Google'ile konto loomisel sinu e-posti aadressi räsitud kujul ning tellimuse summa ja viitenumbri. Õiguslik alus on nõusolek.

Valiku muutmiseks kustuta brauseris selle saidi andmed. Järgmisel külastusel küsime uuesti.

Säilitame isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks või seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks.

• Aktiivse konto andmeid säilitame kuni konto on aktiivne.
• Konto kustutamisel algab 30-päevane taastamisperiood.
• Pärast 30-päevase taastamisperioodi lõppu anonümiseeritakse kasutaja nimi, e-post, telefon ja isikukood, kui nende säilitamiseks puudub õiguslik alus.
• Töötaja konto kustutamine ei pruugi kustutada tööandja tööajaarvestuse ja aruannete ajalugu, kui tööandjal on nende andmete säilitamiseks õiguslik alus või kohustus.
• Pärast ettevõtte tellimuse lõppemist säilitame ettevõtte teenuseandmeid 90 päeva ja seejärel kustutame või anonümiseerime need, välja arvatud andmed, mida tuleb säilitada seaduse alusel.
• Arveid ja raamatupidamise algdokumente säilitame 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing raamatupidamisregistris kirjendati.
• Auditilogi säilitame 24 kuud, kui pikem säilitamine ei ole vajalik turvaintsidendi, vaidluse või õigusnõude tõttu.

Me ei müü ega rendi isikuandmeid.

Võime jagada isikuandmeid teenuse osutamiseks järgmiste teenusepakkujatega:

• Vercel: veebirakenduse majutus ja edastus. Vercel töötleb päringute tehnilisi andmeid, näiteks IP-aadressi;
• Supabase: andmebaas, autentimine ja failihoidla;
• Resend: e-kirjade saatmine;
• Twilio: SMS-koodid;
• Montonio: maksete vahendamine;
• Google Firebase Cloud Messaging: Android push-teavitused;
• Google Ads: reklaamide tulemuste mõõtmine, ainult nõusolekul;
• Anthropic (Claude keelemudelid): tööaruannete automaatsed kokkuvõtted ja tõlked. Anthropicule edastatakse tööaruannete kirjeldused, projektide nimed, töötundide arv ja töötajate arv. Kokkuvõtteid kasutatakse tööandjale saadetavates päeva, nädala ja kuu ülevaadetes ning tõlget kasutatakse siis, kui kasutaja palub aruande kirjelduse tõlkida. Anthropic ei kasuta API kaudu saadetud andmeid mudelite treenimiseks.

Võime andmeid avaldada ka juhul, kui see on vajalik seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks, õigusnõude esitamiseks või kaitsmiseks, teenuse turvalisuse tagamiseks või ametiasutuse õiguspärasele päringule vastamiseks.

Püüame kasutada teenusepakkujate Euroopa Liidu või Euroopa Majanduspiirkonna regioone, kui see on teenusepakkuja poolt võimalik. Näiteks on meie eesmärk hoida andmebaasi ja failihoidla teenused Euroopa Liidu regioonis.

Mõned teenusepakkujad võivad siiski olla rahvusvahelised ettevõtted või kasutada alltöötlejaid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Sellisel juhul peab andmete edastamine põhinema asjakohasel kaitsemeetmel, näiteks Euroopa Komisjoni tüüptingimustel või muul GDPR-i kohasel edastusmehhanismil.

Anthropic, Vercel, Supabase, Twilio, Resend ja Google on Ameerika Ühendriikide ettevõtted. Nende puhul põhineb andmete edastamine EL-i ja USA andmekaitseraamistikul või Euroopa Komisjoni tüüptingimustel.

Rakendame mõistlikke tehnilisi ja korralduslikke turvameetmeid, sealhulgas:

• TLS-krüpteeringut andmevahetuseks;
• andmebaasi rida-tasemel juurdepääsuõigusi;
• paroolide turvalist räsimist;
• Have I Been Pwned kontrolli paroolide riskide vähendamiseks;
• kasutajarollide ja ligipääsuõiguste haldust;
• autentimise ja turvalisusega seotud logimist;
• ligipääsu piiramist üksnes vajalikele isikutele ja funktsioonidele.

Ükski elektrooniline teenus ei ole täielikult riskivaba. Kasutame siiski mõistlikke meetmeid, et kaitsta andmeid loata ligipääsu, muutmise, avalikustamise, kadumise või hävimise eest.

Andmesubjektil on GDPR-i alusel õigus:

• saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta;
• tutvuda oma isikuandmetega;
• nõuda ebaõigete andmete parandamist;
• nõuda andmete kustutamist;
• nõuda töötlemise piiramist;
• esitada vastuväide õigustatud huvi alusel töötlemisele;
• saada andmed ülekantavas vormingus, kui tingimused on täidetud;
• võtta tagasi nõusolek, kui töötlemine põhineb nõusolekul.

Taotlused saab saata aadressile info@tunnid.ee.

Kui taotlus puudutab tööandja nimel töödeldavaid tööandmeid, võib Tarkvara Lahendused OÜ suunata taotluse tööandjale kui vastutavale töötlejale või teha tööandjaga koostööd taotluse lahendamiseks.

Töötaja saab konto kustutamise algatada töötaja rakenduses: profiili menüü „Kustuta konto".

Haldur, administraator ja raamatupidaja saavad konto kustutamise algatada töölaual: „Konto" → „Kustuta konto".

Konto kustutamise järel algab 30-päevane taastamisperiood, mille jooksul on konto võimalik taastada. Pärast seda anonümiseeritakse kasutaja isikut otseselt tuvastavad andmed, sealhulgas nimi, e-post, telefoninumber ja isikukood, ning sisselogimine lülitatakse välja. Kontokirje ise säilib juhul, kui sellega on seotud tööaruandeid, mille säilitamiseks on tööandjal õigus või kohustus.

Konto kustutamise võimalus on saadaval ka ilma rakendust paigaldamata aadressil tunnid.ee/account/delete. See leht eeldab e-posti ja parooliga sisselogimist ning sobib seetõttu halduritele, administraatoritele ja raamatupidajatele. Töötajad, kes logivad sisse telefoninumbri ja SMS-koodiga, saavad konto kustutada rakenduse profiili menüüst.

Töötaja konto kustutamine ei pruugi kustutada tööandja tööajaarvestuse ja aruannete ajalugu, kui tööandjal on kohustus või õigus neid andmeid säilitada.

Kui andmesubjekt leiab, et tema isikuandmete töötlemisel on rikutud tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole.

Andmekaitse Inspektsiooni kontaktid ja kaebuse esitamise juhised on kättesaadavad aadressil www.aki.ee.

Võime privaatsuspoliitikat aeg-ajalt muuta. Olulistest muudatustest teavitame e-posti, rakenduse teate või muu sobiva kanali kaudu vähemalt 30 päeva enne muudatuste jõustumist, kui see on mõistlikult võimalik.